dinsdag 19 april 2011

Zonder plan geen planning

Hoe begin je als je een huis wil bouwen? Begin je met het kopen van je gereedschap of met het maken van een bouwtekening? Of denk je eerst na over waarvoor je het huis wilt gaan gebruiken? Over hoeveel kamers je nodig hebt, nu en in de toekomst? Of je alles in een keer wilt bouwen of dat je later wilt kunnen uitbouwen? Over waar het huis moet komen te staan? Het is een beetje een flauw voorbeeld, vooral omdat het zo evident is dat je geen van deze stappen kunt overslaan om uiteindelijk tevreden in je nieuwe huis te kunnen wonen. Het volgen van een logisch proces waarin je toewerkt naar de uiteindelijke bouw is de sleutel tot succes. 

Hoe begin je als je een APS systeem wilt implementeren? Is het hier net zo evident dat er een aantal stappen doorlopen moet worden om uiteindelijk een implementatie succesvol te kunnen afronden? Het antwoord is natuurlijk ja. Een implementatie begint niet met het aanschaffen van een APS systeem. Tenminste, dat zou niet zo moeten zijn... 

Ik werd laatst gebeld door de baas van een fabriek die er geen doekjes om wond. Zijn planningsproces was niet onder controle waardoor levertijden onbetrouwbaar waren. Hij zocht een scheduling oplossing waarmee hij beter zou kunnen plannen en wat zijn problemen zou oplossen. Of ik een suggestie had voor een goede tool, en wat dat geintje zou kosten. We zijn een paar maanden verder, en in plaats van een scheduling oplossing heeft hij het inzicht dat hij eigenlijk niet een scheduling oplossing maar een capaciteitsplanning oplossing zoekt, hij weet precies welk proces die oplossing moet ondersteunen, hij weet wat hij moet doen om dat proces in te richten en uit te voeren, en hij weet welk doel hij daarmee uiteindelijk zal gaan bereiken en hoe hij daarop kan sturen. Het uitkiezen en implementeren van de oplossing die hem werkelijk gaat helpen kan nu beginnen. 

Heb ik deze klant met een kluitje het riet in gestuurd? Ik denk het niet! Tijdens de eerste gesprekken werd duidelijk dat dit zijn tweede poging was om een APS systeem te implementeren. De eerste poging was gestrand omdat werd geprobeerd om de operationele planning in een te groot detail niveau in een applicatie te vangen waardoor de planning onbeheersbaar werd en de resultaten onrealistisch waren. De tweede poging was naar mijn overtuiging ook gestrand als de insteek weer was geweest om de operationele planning te ondersteunen. De werkelijke pijn zit in deze fabriek vrijwel uitsluitend op capaciteitsplanning niveau. Met een goede tactische planning als basis, kan de operationele planning op de huidige manier uitstekend zonder geavanceerde ondersteuning worden gemaakt.      

Helaas gebeurt het al te vaak dat in de voorbereiding van een APS implementatie een of meerdere stappen worden overgeslagen. Het resultaat is dat er een moment komt waarop de implementatie niet soepel loopt. Als je boft is dat in het begin van de implementatie. Zo zou het kunnen gebeuren dat tijdens het testen van de applicatie blijkt dat het systeem niet alles doet wat de gebruikers ervan hadden verwacht, of dat de koppeling met omliggende systemen nog niet gerealiseerd is of dat het proces dat de applicatie ondersteunt niet helemaal overeen komt met het proces waaraan de organisatie gewend is. Als je pech hebt kom je er pas aan het einde van de implementatie achter dat er onderweg iets is fout gegaan: De applicatie draait als een zonnetje, de planners kunnen ermee lezen en schrijven, maar de verwachte resultaat verbeteringen blijven uit.  

Een goede aanpak is de sleutel tot succes. In een goede aanpak is aandacht voor de vraag welke processen je gaat ondersteunen: waarom ga je ze ondersteunen, wat ga je ermee bereiken, hoe ga je op de resultaten sturen en hoe ga je meten of je de resultaten inderdaad bereikt hebt. Daarnaast is er aandacht voor de vraag hoe de ondersteunde processen er dan uitzien: zijn het bestaande processen of moeten bestaande processen worden aangepast. Wat is de consequentie hiervan op de organisatie en de mensen in de organisatie? Hoe ga je daarmee om? Als je weet WAT je wilt ondersteunen, volgt de vraag HOE je dat wilt ondersteunen. Dat resulteert in een pakket van eisen waar je vervolgens een oplossing bij kunt zoeken. Het klinkt eenvoudig, maar de ervaring leert dat het beantwoorden van bovenstaande vragen vaak een lastig en soms pijnlijk proces is waar veel tijd voor nodig is.  

De tijd, energie en het geld dat  gaat zitten in de voorbereiding van de implementatie wordt dubbel en dwars terugverdiend in het vervolg doordat fouten voorkomen worden. Een mislukte implementatie is een drama, zowel financieel als voor het draagvlak van de gebruikers. Bij het maken van de business case, een vanzelfsprekend onderdeel van een goede aanpak, dienen de kosten van de aanloop naar de implementatie te worden meegenomen, zodat deze gezien worden als onderdeel van het succes in plaats van als additionele kostenpost naast de implementatie.   


dinsdag 5 april 2011

APS the Battle: Planning vs Agendering

Het woord planning wordt vaak gebruikt (misbruikt?) voor iets wat op planning lijkt, maar er feitelijk niet zoveel mee te maken heeft: agendering. Agendering is een proces om te komen tot een toewijzing van werk aan resources, net als planning. Maar waar bij planning gestreefd wordt naar optimaliteit, gaat het bij agendering om feasibiliteit, oftewel het zoeken naar een toegelaten oplossing ipv naar de beste oplossing.

Een voorbeeld. Ik zag laatst een demonstratie van een OK 'planning' oplossing. Het vertrekpunt was de agenda van de specialist en het OK plan. De specialist kiest een patient en een behandeling, en de applicatie geeft op basis van agenda en ok schema aan wanneer het eerst mogelijke moment is dat deze operatie uitgevoerd kan worden. Hierbij werd rekening gehouden met ervaringscijfers over snijtijd van deze specialist op deze behandeling. Tijdens de ingreep kon vervolgens allerhande informatie worden vastgelegd om fouten te voorkomen en om informatie te verzamelen voor toekomstige plan doeleinden. Niet gek! 

Maar wordt hiermee gestuurd op maximaal gebruik van de OK, bijvoorbeeld door de volgorde van operaties juist te kiezen? Wordt rekening gehouden met beschikbare ruimte op de verpleegafdeling na de ingreep? Worden ook beschikbaarheden van andere benodigde mensen en middelen (typisch relevant voor een OK) meegenomen in de keuze voor het beste tijdslot? U raadt het al, de antwoorden zijn allemaal nee. Dit zijn typisch zaken die bij planning in de werkelijke zin van het woord wel meegenomen worden.

ERP leveranciers (bijv ZIS) die claimen een planning module ingebakken te hebben hebben het vaak eigenlijk over een agendering module. Voor echte planning is een point solution nodig die bovenop het ERP zijn waarde toevoegt. En daarbij is de kennis die vastgelegd is in het ERP hard nodig.