zondag 27 februari 2011

Een voor allen, allen voor een!

Ik was laatst in een ziekenhuis en het gesprek kwam op personeelsplanning op de verpleegafdelingen. Ik kreeg een anekdote te horen die me fascineerde en die ik jullie niet wil onthouden. Dit is de perfecte illustratie van het fenomeen dat locale optimalisatie tot grote globale inefficienties leidt. De anekdote ging over de bezetting van de verpleegafdeling chirurgie tijdens de vakantieperiode. 

De vakantieplanning wordt als volgt gemaakt. Per afdeling wordt een minimale bezetting per dag bepaald. Iedereen mag zijn vakantiewensen aangeven, en er krijgen net zoveel mensen vakantie tot de minimale bezetting is bereikt. Met de rest wordt in overleg een alternatieve vakantiedatum afgesproken.

Nu is natuurlijk de hamvraag: hoe wordt de minimale bezetting bepaald? Ik zal niet uitweiden over de manier waarop dat in dit ziekenhuis gebeurde, ik wil het wel over het effect ervan hebben. Op een andere afdeling, de OK afdeling, had ook een vakantieplanning plaatsgevonden. Het resultaat daarvan was dat in een bepaalde populaire vakantieweek van de 16 OK's er 8 gesloten werden, dus de OK afdeling draaide op halve capaciteit. In diezelfde week was op de verpleegafdeling chirurgie door de vastgestelde minimale bezetting ongeveer 80% van het normale personeel aanwezig. De gevolgen laten zich raden: er werden veel potjes geklaverjast. 

Vol ongeloof ging ik met de planners van deze afdelingen in gesprek. Ik kon me niet voorstellen dat niemand had bedacht dat de OK activiteit, het kloppend hart van het ziekenhuis, bepalend is voor de capaciteitsbehoefte op de verpleegafdelingen. Gelukkig werd ik niet teleurgesteld, de planners waren zich hier terdege van bewust. Maar waarom wordt daar met de vakantieplanning -en ik neem voor het gemak maar even aan dat het in de rest van het jaar niet veel beter is- dan geen rekening mee gehouden?

De uitleg was dat zelfs als je weet hoe het OK schema eruit ziet (welk specialisme heeft wanneer toegang tot de OK) je niets kan zeggen over de bijbehorende beddencapaciteit. De specialisten bepalen namelijk zelf welke patienten ze op een dag gaan behandelen, en per ingreep verschilt de daarop volgende verpleegduur enorm. En die specialisten doen dit ongetwijfeld met de beste bedoelingen: ik ga er blind vanuit dat op deze manier de OK tijd op zijn voordeligst wordt gebruikt. 

Bovenstaand voorbeeld illustreert hoe locale optimalisatie tot enorme inefficienties voor het hele ziekenhuis leidt. In dit voorbeeld gaat het over de personele resources, maar er zijn natuurlijk ook legio vergelijkbare voorbeelden te geven over andere capaciteiten, zoals bijvoorbeeld diagnostische afdelingen. 

Zolang sturing op locale doelstellingen geen plaats maakt voor integraal capaciteitsmanagement zal dit fenomeen blijven bestaan. Het is opmerkelijk dat ziekenhuizen in dit opzicht jaren achterlopen op productiebedrijven die met zeer vergelijkbare uitdagingen kampen, en daar overigens uitstekende oplossingen voor hebben gevonden. Wat is er nodig om dit tij te keren?


1 opmerking:

  1. Een heel herkenbare anekdote, maar wel typerend denk ik. Binnen Orbis Medisch centrum gaan we een project integrale capaciteitsplanning opstarten. Het roer moet om. Het zal een intensief traject worden omdat heel wat heilige huisjes aangepakt moeten worden

    BeantwoordenVerwijderen