zondag 17 juli 2011

Een stabiel plan is een goed plan

Onlangs publiceerde Aberdeen een rapport over de waarde van automatisering van het workforce planningsproces. In dit stuk wordt als onderdeel van het onderzoek volwassenheid van organisaties op dit gebied beschreven op basis van een aantal kenmerken. Een van deze kenmerken is de mate waarin een planning ongewijzigd wordt uitgevoerd, dus de stabiliteit van het plan. Hoe minder wijzigingen in het plan tussen het moment van plannen en het moment van uitvoeren, hoe beter de organisatie in control is. 

Waarom is stabiliteit belangrijk? In de eerste plaats maken we niet voor niets vroegtijdig een plan. Als we niet van zins zijn het plan te volgen, dan zouden we uberhaubt geen plan hoeven maken. Elke wijziging betekent extra inspanning (plantijd) en dus extra kosten bovenop de initiele plan kosten. 

In de tweede plaats stijgen de kosten van het plan over het algemeen als er wijzigingen plaatsvinden. Niet alleen wordt er vaak bij late wijzigingen gebruik gemaakt van meer flexibele en dus duurdere capaciteit, maar ook keuzes die gemaakt worden om de planning te repareren zijn vaak niet optimaal. Was het initiele plan een uitgebalanceerd geheel, het bijgestelde plan bevat een aantal stoplappen. Neem als voorbeeld een dienstrooster. Vaak wordt een rooster een aantal maanden vooruit gemaakt en gepubliceerd. Tussen het moment van publicatie en uitvoer zijn er allerlei redenen om het plan aan te passen. De praktijk is dat de kosten van het uitgevoerde werk veel hoger zijn dan de kosten van het initieel gepubliceerde rooster. 
Ten derde is een verandering van het plan, in elk geval als het gaat om een inzetplan voor medewerkers, een wijziging ten opzichte van de verwachting van de medeweker. Als dat veelvuldig gebeurt zal de medewerkertevredenheid hieronder lijden. 

Hoe zorg je als organisatie voor een stabiele planning? En waardoor ontstaan verstoringen eigenlijk? Een planning is niets meer dan een koppeling tussen capaciteitsvraag (uit te voeren werk, bijvoorbeeld uitgedrukt in uit te voeren taken of diensten) en capaciteitsaanbod (beschikbaarheid van medewerkers). Juist omdat een plan lang vooruit gemaakt wordt, kan er tot aan het moment van uitvoer nog veel veranderen, zowel aan de kant van de capaciteitsvraag als aan de kant van het capaciteitsaanbod. 
De capaciteitsvraag wordt ten tijde van het maken van het rooster ingeschat, en naarmate de tijd vordert, komt aanvullende informatie binnen op basis waarvan het plan eventueel aangepast moet worden. Hoe beter de voorspelling van de vraag en hoe beter de planner omgaat met de onzekerheid in die voorspelling, hoe minder aanpassingen er nodig zullen zijn. De mate waarin vraag voorspelbaar is varieert per toepassingsgebied. 
Ook aan de kant van het capaciteitsaanbod, de medewerker beschikbaarheid, is sprake van verstoring. Medewerkers worden ziek of hebben de wens om af te wijken van hun geplande werktijden en willen bijvoorbeeld ruilen met een collega. Als gevolg moet het plan worden aangepast. Hoe beter een initieel plan rekening houdt met voorspelbare (individuele beschikbaarheid en voorkeuren) en minder voorspelbare (ziekte) beperkingen, hoe minder aanpassingen nodig zullen zijn.  

Een stabiele planning ontstaat dus door gedegen voorspellingen van capaciteitsvraag en aanbod, het gebruiken van deze voorspellingen in het planproces, en door zoveel mogelijk rekening te houden met de beperkingen en voorkeuren waarvan je vroegtijdig kan weten dat ze er zijn. Een eenvoudig recept, maar iedereen die iets met planning te maken heeft weet dat het goed uitvoeren hiervan geen sinecure is, zeker wanneer er geen goede IT ondersteuning is. Precies daarom is een van de conclusies van het rapport van Aberdeen dat automatisering binnen het planproces grote waarde heeft. 



Geen opmerkingen:

Een reactie posten